Jak napisać umowę zlecenie – gotowy przykład i instrukcja

Krok 1 — określenie stron umowy

Zawsze zaczynaj od pełnych danych identyfikacyjnych. Dla osoby fizycznej: imię i nazwisko, adres zameldowania, PESEL (a przy cudzoziemcach — numer paszportu i kraj). Dla firmy: pełna nazwa zgodna z KRS/CEIDG, adres siedziby, NIP, REGON, imię i nazwisko reprezentanta.

Krok 2 — precyzyjny opis przedmiotu zlecenia

To najważniejszy element umowy. Zamiast pisać „pomoc w biurze" opisz: „sporządzanie korespondencji w programie MS Word, obsługa maili firmowych, przyjmowanie telefonów, rejestracja wizyt klientów — 4 godziny dziennie w godzinach 9:00–13:00". Precyzja minimalizuje spory o zakres obowiązków.

Krok 3 — wynagrodzenie i termin płatności

Podaj stawkę brutto (w 2026 r. min. 31,40 zł/h)
Określ formę wynagrodzenia: jednorazowa, miesięczna, za każdą godzinę
Wskaż termin płatności (np. do 10. dnia następnego miesiąca)
Określ formę płatności: przelew (podaj numer konta) lub gotówka
Dodaj informację o wystawianiu rachunków/faktur

Krok 4 — klauzule dodatkowe

Klauzule, które warto dodać

Zakaz konkurencji (np. zakaz wykonywania analogicznych usług dla bezpośrednich konkurentów zleceniodawcy w czasie trwania umowy), obowiązek zachowania poufności, prawa autorskie (jeśli zleceniobiorca tworzy treści), kara umowna za naruszenie poufności.

Krok 5 — wypowiedzenie i rozwiązanie umowy

Kodeks cywilny daje każdej ze stron prawo wypowiedzenia w każdym czasie, bez zachowania okresu wypowiedzenia. Dla bezpieczeństwa obu stron warto wpisać okres: np. „Umowa może zostać wypowiedziana przez każdą ze stron z zachowaniem 14-dniowego okresu wypowiedzenia." Bez tej klauzuli rozwiązanie jest natychmiastowe.

Kwestia miejsca i czasu wykonywania zlecenia

Aby uniknąć ryzyka uznania umowy zlecenia za umowę o pracę, unikaj wpisywania sztywnych godzin (np. 8:00–16:00). Lepiej użyć sformułowań typu: „zleceniobiorca będzie wykonywał czynności w wymiarze ok. 20 godzin tygodniowo, w terminach uzgodnionych z dającym zlecenie”. Jeśli chodzi o miejsce, warto zaznaczyć, że zleceniobiorca może wykonywać zadania zdalnie lub w miejscu przez siebie wybranym.

Zastępstwo – ważny element niezależności

W umowie zlecenia warto dodać zapis o możliwości powierzenia wykonania zlecenia osobie trzeciej (zastępcy). To silny argument za tym, że umowa nie jest stosunkiem pracy, w którym praca musi być wykonywana osobiście. Zapis może brzmieć: „Zleceniobiorca może powierzyć wykonanie zlecenia osobie trzeciej po uprzednim uzyskaniu zgody Zleceniodawcy”.

Zapis o zastępstwie zwiększa bezpieczeństwo prawne
Wskazanie narzędzi pracy (np. własny laptop)
Określenie sposobu raportowania postępów
Zasady zwrotu poniesionych wydatków (np. koszty dojazdu)

Podpisanie umowy – forma tradycyjna czy elektroniczna?

W 2026 roku coraz powszechniejsza jest forma dokumentowa. Umowa zawarta przez wymianę skanów lub przez platformy typu Autenti jest prawnie wiążąca. Należy jednak pamiętać, że niektóre klauzule (np. zakaz konkurencji po ustaniu umowy) mogą wymagać formy pisemnej pod rygorem nieważności. Przeczytaj też: [Umowa zlecenie – wzór 2026 i omówienie krok po kroku](/blog/umowa-zlecenie-wzor-2026)

Data zawarcia a data rozpoczęcia

To dwie różne daty. Umowę możesz podpisać dziś, ale wskazać, że zlecenie zaczynasz wykonywać od przyszłego miesiąca. Pamiętaj, że termin 7 dni na zgłoszenie do ZUS liczy się od daty rozpoczęcia pracy, a nie podpisania dokumentu.

FAQ

Czy umowa zlecenie musi być sporządzona w 2 egzemplarzach?

Choć prawo nie narzuca liczby egzemplarzy, standardem rynkowym są dwa jednobrzmiące egzemplarze — po jednym dla każdej ze stron. W przypadku formy elektronicznej wystarczy jeden plik podpisany przez obie strony i przechowywany na trwałym nośniku (np. w chmurze lub na dysku).

Co zrobić, gdy zleceniobiorca nie wykonał zlecenia?

Zleceniodawca może wypowiedzieć umowę i żądać odszkodowania (art. 746 § 3 KC). Jeśli była ustalona kara umowna — może ją naliczać bez konieczności udowadniania wysokości szkody.

Czy można zawrzeć umowę zlecenie ustnie?

Technicznie tak — ustna umowa zlecenia jest ważna. Jednak bez dokumentu pisemnego trudno udowodnić jej treść, wynagrodzenie i zakres obowiązków. W razie sporu jesteś zdany na własną pamięć.