Umowa zlecenia z rachunkiem – jak wystawić rachunek do zlecenia?
Czy zleceniobiorca musi wystawiać rachunek?
Osoba fizyczna wykonująca umowę zlecenia i nieprowadząca działalności gospodarczej nie jest podatnikiem VAT, więc wystawia rachunek (nie fakturę VAT). Rachunek jest podstawowym dokumentem potwierdzającym wykonanie zlecenia i stanowi podstawę do wypłaty wynagrodzenia oraz rozliczenia zaliczki na podatek przez zleceniodawcę.
Co musi zawierać rachunek do umowy zlecenia?
- Numer rachunku i data wystawienia
- Dane zleceniobiorcy: imię, nazwisko, adres, PESEL
- Dane zleceniodawcy: nazwa firmy lub imię i nazwisko, adres, NIP
- Numer i data zawarcia umowy zlecenia, do której wystawia się rachunek
- Opis wykonanych czynności (zgodny z przedmiotem umowy)
- Kwota wynagrodzenia brutto
- Podpis zleceniobiorcy
Termin wystawienia rachunkuRachunek należy wystawić nie później niż w terminie 7 dni od dnia wykonania zlecenia lub od dnia zakończenia okresu rozliczeniowego (np. miesiąca). Jeśli zleceniodawca zażądał rachunku po upływie 3 miesięcy od wykonania zlecenia — nie ma obowiązku jego wystawienia.
Rozliczenie podatkowe — co odlicza zleceniodawca?
Zleceniodawca jako płatnik podatku pobiera zaliczkę na PIT przed wypłatą wynagrodzenia. Standardowe koszty uzysk. przychodu to 20% przychodu (lub 50% przy pracach twórczych z przeniesieniem praw autorskich). Kwota brutto z rachunku jest podstawą do obliczenia składek ZUS i zaliczki podatkowej.
| Element rozliczenia | Wartość / opis |
|---|
| Wynagrodzenie brutto (rachunek) | 5 000 zł |
| Koszty uzysk. przychodu (20%) | 1 000 zł |
| Podstawa opodatkowania | 4 000 zł |
| Zaliczka PIT (12%) | 480 zł |
| Składka zdrowotna (9%) | 360 zł |
| Wynagrodzenie netto (szacunkowo) | ~3 780 zł |
Ile egzemplarzy rachunku?
Rachunek wystawia się w dwóch egzemplarzach — jeden dla zleceniodawcy, drugi dla zleceniobiorcy. Oryginał otrzymuje zleceniodawca. Rachunek należy przechowywać przez 5 lat (dla celów podatkowych).
Rachunek a faktura — kiedy zleceniobiorca wystawia fakturę?
Jeśli zleceniobiorca prowadzi działalność gospodarczą (nawet jednoosobową), wystawia fakturę VAT (lub fakturę bez VAT, jeśli jest zwolniony). Osoba fizyczna bez JDG wystawia wyłącznie rachunek. Przeczytaj też: [Umowa zlecenie – wzór 2026 i omówienie krok po kroku](/blog/umowa-zlecenie-wzor-2026)
Wzór opisu czynności na rachunkuZamiast pisać „usługi" wpisz dokładnie, np. „Obsługa mediów społecznościowych dla firmy XYZ sp. z o.o. w miesiącu marcu 2026 r. zgodnie z umową zlecenia nr 5/2026 z dnia 01.03.2026 r. — 80 godzin × 35 zł/h".
FAQ
Czy rachunek do umowy zlecenia trzeba numerować?Tak — każdy rachunek powinien mieć unikalny numer (np. 1/2026, 2/2026 itd.). Numeracja jest dowolna, ale musi być ciągła i pozwalać na identyfikację dokumentu podczas ewentualnej kontroli podatkowej.
Co jeśli zleceniodawca nie wypłaci wynagrodzenia po rachunku?Rachunek wraz z umową zlecenia stanowi podstawę roszczenia o zapłatę. Zleceniobiorca może wysłać wezwanie do zapłaty, a następnie skierować sprawę do sądu (postępowanie uproszczone przy kwotach do 20 000 zł).
Czy rachunek do zlecenia podlega VAT?Osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej nie jest podatnikiem VAT, więc na rachunku nie ma VAT. Wartość brutto rachunku jest jednocześnie wartością netto. Inaczej jest w przypadku zleceniobiorcy z JDG — wtedy może on wystawiać faktury VAT.
Czy mogę wystawić rachunek elektronicznie?Tak — rachunek w formie elektronicznej (PDF przesłany e-mailem) jest równoważny z papierowym. Ważne, żeby obie strony potwierdziły jego otrzymanie i żeby dokument zawierał wszystkie wymagane elementy.